Аудит (диагностика) логистической системы Компании

    Цель этапа:

Детальное изучение текущего состояния логистической системы Компании. Её описание. Выявление влияния внутренних и внешних факторов на логистическую систему. Выявление проблем. Подготовка всей необходимой информации для выбора путей и разработки методов совершенствования существующей логистической системы.

Этап аудита является необходимым первым шагом для начала совершенствования логистической системы компании.
Полнота и детализация предоставляемой компанией информации должны максимально охватывать темы перечисленных разделов. От этого зависит степень объективности аудита (диагностики) и конечный эффект от принятых на основании его проведения перспективных решений.

    Полный (максимальный) перечень работ:

    Изучение организационной структуры и системы взаимоотношений субъектов логистической системы

Знакомство с организационной  структурой компании, основными финансово-экономическими показателями и планами развития
Знакомство с организационными и нормативными документами, определяющими взаимодействие структурных подразделений, связанных с реализацией логистических функций и операций, а также их информационного обеспечения
Изучение организационно-штатной структуры логистических подразделений, функционального наполнения должностей, уровня и системы оплаты и мотивации
Изучение географии поставщиков и покупателей (филиалов), существенных условий договоров закупок и продаж, перевозок, аренды, услуг, порядка взаимодействия с филиалами и покупателями (порядка заказа готовой продукции, сроков выполнения заказов и других условий), маршрутов транспортировки, используемых видов транспорта, точек перехода ответственности за товарно-материальные ценности,  регулярности менеджмента, системы отчётности
Изучение существующих формальных и неформальных взаимоотношений между субъектами логистической системы. Изучение организационно-правовой схемы взаимодействия субъектов логистической системы

    Изучение бизнес-процессов логистической системы

Изучение выполнения закупочных, транспортных, складских, распределительных и учётных функций и операций, порядка их планирования (в т.ч. порядка планирования продаж и организации обработки заказов покупателей)
Изучение документов, регламентирующих логистические процессы
Изучение наличия и методов определения показателей логистической деятельности (KPI)
Изучение взаимосвязи логистических процессов с другими процессами компании, системой менеджмента качества

    Изучение основных показателей товарных потоков и порядка управления товарными запасами

Изучение существующей статистики оборота товаров в разрезе существующей системы товарной классификации
Изучение методов определения потребности в товарах, создания и управления товарными запасами

    Изучение степени и средств информационного обеспечения функционирования логистической системы

Изучение информационной системы (систем), обеспечивающей информационную поддержку бизнес-процессов логистической системы (в том числе управления товарными запасами, закупками, транспортировкой, хранением и складской обработкой, распределением, измерением и фиксацией показателей). Изучение степени поддержки всех необходимых логистических функций и операций, возможности осуществления планирования
Изучение степени интеграции логистических модулей информационной системы с другими модулями (финансовым, бухгалтерским, кадровым и т.п.)
Изучение пользовательской культуры, эффективности использования имеющихся функций, влияющих на достоверность отображаемых информационной системой данных

    Изучение логистических затрат

Изучение структуры и степени детализации логистических затрат, возникающих при закупке, хранении и транспортировке товаров, места и причины их возникновения
Изучение мест и причин возникновения потерь при хранении,  транспортировке и учёте товаров

    Изучение условий хранения и транспортировки товаров

Изучение весо-габаритных характеристик товаров
Изучение требований и ограничений при хранении и выполнении транспортных и погрузо-разгрузочных операций, в том числе требования к таре и упаковке товаров, температурным режимам, совместному  хранению товаров различных групп, возможности укладки в штабель bи пр. Изучение соблюдения этих требований.
Изучение требований к подвижному составу (типы и модели транспортных средств, внутренние размеры грузовых отсеков транспортных средств, грузоподъемность)
Изучение статистики использования транспорта, показателей и затрат на его использование

    Изучение складской инфраструктуры

Изучение  мест расположения складов и  принципов  их размещения
Изучение документации, отражающей технико-экономические характеристики и эксплуатационные показатели складов:
Изучение архитектурно-планировочных решений складских зданий и иных технико-экономических характеристик и эксплуатационных показателей
Изучение (выявление) существующих технологических зон складов.
Изучение технических характеристик подъемно-транспортного и иного складского оборудования
Изучение оргструктуры, штатного расписания и степени укомплектованности персоналом

    Изучение порядка хранения и складской обработки товаров

Изучение технологии разгрузки, приемки, размещения товара на хранение,  подпитки зон комиссионирования, отбора, комплектации, контроля и отгрузки заказов
Изучение технологии существующих дополнительных операций с товарами
Изучение существующих нормативов выполнения складских операций и ключевых показателей (KPI) работы складов
Изучение статистики временных показателей выполнения складских операций
Изучение существующих правил  перехода материальной ответственности
Изучение существующего регламента проведения инвентаризаций и их результатов
Изучение порядка складского товарного учёта и взаимодействия с другими подразделениями компании

    Результат этапа:

    Формализованное описание существующей логистической системы «как есть»

В том числе с использованием методов функционального моделирования бизнес-процессов (IDEF0, Cross Functional Flowchart и др.):
• Описание организационной структуры субъектов логистической системы и связей между ними
• Описание бизнес-процессов логистической системы

    Описание выявленных проблем и узких мест логистической системы

Рекомендации по устранению проблем или минимизации их негативного влияния и совершенствованию логистической системы компании, в том числе по оптимальному использованию имеющихся ресурсов, применению методов управления, направлениям инвестиций

    План действий по совершенствованию логистической системы

С реализацией этапа аудита (диагностики) компания получает исчерпывающую формализованную информацию о состоянии своей логистической системы, оценку её по направлениям:

• способность логистической системы в существующем виде обеспечивать перспективные планы развития
• регулярный менеджмент и документальное обеспечение управления
• дублирование функций и рациональность последовательности их выполнения
• эффективность реализации функций и операций, показатели деятельности (KPI)
• контроль
• межфункциональное взаимодействие подразделений с логистической системой компании
• автоматизация
• надёжность логистической системы и её реакция на нагрузки
• уровень обслуживания покупателей
• абсолютные и удельные затраты
• ресурсы
• риски, потери
• производительность труда и квалификация персонала

« Компания Logistic Systems завершила разработку проекта cкладского комплекса ЗАО «Тетра Пак»   Разработка (реинжиниринг) логистической системы »